Circular JD Odinsa AGA Extraordinaria 2021

CIRCULAR DE JUNTA DIRECTIVA

Señores
Representantes legales, administradores y demás funcionarios
ODINSA S.A.


Asunto: Medidas para asegurar el cumplimiento del Capítulo Sexto del Título I de la Parte III de la
Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de
Colombia

La Junta Directiva de Odinsa S.A., mediante decisión adoptada mediante el mecanismo de voto
escrito el día 29 de junio de 2021, en cumplimiento del Capítulo Sexto del Título I de la Parte III de
la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de
Colombia, se permite establecer las siguientes medidas, tendientes a garantizar la participación
efectiva y el ejercicio de los derechos políticos de todos los accionistas en la sesión extraordinaria
de la Asamblea General que se realizará el 27 de agosto de 2021.


Se ordena a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la Compañía:

  1. Otorgar a todos los Accionistas un trato equitativo e igualitario.
  2. Abstenerse de realizar cualquier conducta que contravenga la facultad que tienen los
    Accionistas de la sociedad para hacerse representar en la Asamblea. En tal virtud quedan
    proscritas las siguientes conductas, sea que se realicen directamente o por interpuesta
    persona:

• Incentivar, promover o sugerir a los Accionistas el otorgamiento de poderes donde no
aparezca claramente definido el nombre del representante.
• Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de Asamblea, donde no aparezca
claramente definido el nombre del respectivo representante.
• Admitir como válidos poderes conferidos por los Accionistas, sin el lleno de los
requisitos establecidos en el artículo 184 del Código de Comercio.
• Sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados en la Asamblea,
salvo autorización especial de la Superintendencia Financiera de Colombia y según el
esquema que se adopte en virtud de la Pandemia de Covid-19.
• Sugerir, coordinar, convenir con cualquier Accionista o con cualquier representante de
Accionistas, la presentación de propuestas que hayan de someterse a consideración de
la asamblea.
• Sugerir, coordinar o convenir con cualquier Accionista o con cualquier representante de
Accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en
la Asamblea.

Con el fin de velar por el cumplimiento de las medidas indicadas, y en general, para asegurar el
cumplimiento del Capítulo Sexto del Título I de la Parte III de la Circular Básica Jurídica (Circular
Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de Colombia, al igual que la legalidad de los
poderes que los accionistas otorguen para la asamblea, se designa al Secretario de la Sociedad como
responsable de verificar el cumplimiento de los procedimientos anteriormente establecidos, quien
en el evento que se presente algún incumplimiento del presente instructivo lo informará a la Junta
Directiva antes de la realización de la sesión extraordinaria de la Asamblea General de Accionistas y
sugerirá las medidas necesarias para evitar inconvenientes o falencias en la aplicación del mismo.
Se divulgará información al mercado en los términos del Capítulo Sexto del Título I de la Parte III de
la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014) de la Superintendencia Financiera de
Colombia.


Cordialmente,